Πολιτική Απορρήτου

1. Εισαγωγή

Η Gatheris («εμείς», «μας») δεσμεύεται να προστατεύει τα προσωπικά σας δεδομένα. Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, αποθηκεύουμε και κοινοποιούμε πληροφορίες όταν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα διαχείρισης εκδηλώσεών μας και τις σχετικές υπηρεσίες (η «Υπηρεσία»). Ισχύει για διοργανωτές, καλεσμένους και επισκέπτες.

Η πολιτική αυτή έχει συνταχθεί σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR) και την ισχύουσα ελληνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία για την προστασία δεδομένων.

2. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Η Gatheris ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τις πληροφορίες που συλλέγονται μέσω της πλατφόρμας. Αν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης των δεδομένων σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο hello@gatherisus.com.

Όταν χρησιμοποιείτε τη Gatheris για να διαχειριστείτε τις δικές σας εκδηλώσεις, εσείς ενεργείτε ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα προσωπικά δεδομένα των καλεσμένων σας, και η Gatheris ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία για λογαριασμό σας.

3. Πληροφορίες που Συλλέγουμε

Συλλέγουμε τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

• Δεδομένα λογαριασμού — όνομα, διεύθυνση email και κωδικός πρόσβασης κατά την εγγραφή σας
• Δεδομένα οργανισμού — επωνυμία οργανισμού, διεύθυνση τιμολόγησης και στοιχεία τυχόν εφάπαξ υπηρεσιών επί πληρωμή που έχετε αγοράσει (Managed Setup, πρόσθετα)
• Δεδομένα εκδήλωσης — τίτλοι, περιγραφές, ημερομηνίες, τοποθεσίες και ρυθμίσεις εκδηλώσεων που δημιουργείτε
• Δεδομένα καλεσμένων — ονόματα και διευθύνσεις email των προσκεκλημένων που καλείτε ή που εγγράφονται
• Δεδομένα χρήσης — σελίδες που επισκεφθήκατε, ενέργειες εντός της Υπηρεσίας και πληροφορίες συσκευής/προγράμματος περιήγησης που συλλέγονται αυτόματα
• Δεδομένα επικοινωνίας — αρχεία των email που αποστέλλονται μέσω της Υπηρεσίας (προσκλήσεις, επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις), συμπεριλαμβανομένου του αν κάθε email ανοίχθηκε και ποιοι σύνδεσμοι επιλέχθηκαν (παρακολούθηση ανοίγματος και κλικ μέσω του παρόχου email μας)

4. Νομική Βάση Επεξεργασίας

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα με βάση τις ακόλουθες νομικές βάσεις:

• Εκτέλεση σύμβασης — για την παροχή της Υπηρεσίας στην οποία εγγραφήκατε, συμπεριλαμβανομένης κάθε υπηρεσίας Managed Setup επί πληρωμή που έχετε αγοράσει
• Έννομα συμφέροντα — για τη βελτίωση και την ασφάλεια της Υπηρεσίας, την πρόληψη απάτης και την ενημέρωση για αλλαγές στην Υπηρεσία
• Νομική υποχρέωση — για τη συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία, συμπεριλαμβανομένων των φορολογικών και οικονομικών διατάξεων
• Συγκατάθεση — όπου ζητούμε τη ρητή σας συναίνεση (π.χ. επικοινωνίες μάρκετινγκ)

5. Πώς Χρησιμοποιούμε τα Δεδομένα σας

Χρησιμοποιούμε τα δεδομένα που συλλέγουμε για να:

• Δημιουργούμε και διαχειριζόμαστε τον λογαριασμό και τον οργανισμό σας
• Παρέχουμε τις βασικές λειτουργίες της Υπηρεσίας (δημιουργία εκδηλώσεων, προσκλήσεις, απαντήσεις RSVP, check-in)
• Αποστέλλουμε λειτουργικά email όπως προσκλήσεις, επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις
• Μετράμε την παραδοσιμότητα και την αλληλεπίδραση των email (ανοίγματα και κλικ σε συνδέσμους) για τη βελτίωση των επικοινωνιών μας
• Επεξεργαζόμαστε εφάπαξ πληρωμές για Managed Setup και πρόσθετα
• Απαντάμε σε αιτήματα υποστήριξης
• Παρακολουθούμε και βελτιώνουμε την αξιοπιστία και την ασφάλεια της Υπηρεσίας
• Συμμορφωνόμαστε με τις νομικές μας υποχρεώσεις

Δεν πωλούμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτους.

6. Cookies και Παρακολούθηση

Ιστότοπος. Χρησιμοποιούμε μόνο τεχνικά αναγκαία cookies για τη λειτουργία της Υπηρεσίας — συγκεκριμένα, ένα cookie συνεδρίας ώστε να παραμένετε συνδεδεμένοι. Δεν χρησιμοποιούμε διαφημιστικά cookies ή cookies παρακολούθησης συμπεριφοράς στον ιστότοπό μας.

Email. Τα email εκδηλώσεων που αποστέλλονται μέσω της Υπηρεσίας περιλαμβάνουν τυπική παρακολούθηση ανοίγματος και κλικ, που παρέχεται από τον πάροχο email μας (Resend). Αυτή καταγράφει αν ένα μήνυμα ανοίχθηκε και ποιοι σύνδεσμοι επιλέχθηκαν, ώστε ο διοργανωτής να μπορεί να μετρήσει την παράδοση και την αλληλεπίδραση και εμείς να βελτιώνουμε την αξιοπιστία των επικοινωνιών μας. Δεν χρησιμοποιούμε αυτά τα δεδομένα για διαφήμιση και δεν τα πωλούμε. Κάθε email περιέχει σύνδεσμο διαγραφής που σταματά κάθε περαιτέρω μήνυμα.

7. Κοινοποίηση Δεδομένων

Κοινοποιούμε προσωπικά δεδομένα μόνο στις ακόλουθες κατηγορίες αποδεκτών:

• Πάροχοι υποδομής — υπηρεσίες cloud hosting και βάσεων δεδομένων (Vercel, Supabase) βάσει συμβάσεων επεξεργασίας δεδομένων
• Παράδοση email — πάροχοι λειτουργικών email (Resend) για την παράδοση των επικοινωνιών των εκδηλώσεων
• Πάροχοι πληρωμών — όπου απαιτείται, για τη διαχείριση των εφάπαξ πληρωμών Managed Setup
• Αρχές — όταν απαιτείται από τον νόμο ή για την προστασία των δικαιωμάτων μας

Όλοι οι τρίτοι εκτελούντες την επεξεργασία δεσμεύονται συμβατικά να επεξεργάζονται δεδομένα μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες μας και τον GDPR.

8. Διεθνείς Μεταφορές

Οι πάροχοι υποδομής μας ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Όπου συμβαίνει αυτό, διασφαλίζουμε την ύπαρξη κατάλληλων εγγυήσεων, όπως οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες που έχουν εγκριθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

9. Διατήρηση Δεδομένων

Διατηρούμε διαφορετικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων για διαφορετικά χρονικά διαστήματα, σύμφωνα με την αρχή του περιορισμού της αποθήκευσης:

• Δεδομένα καλεσμένων (ονόματα, email, τηλέφωνα, απαντήσεις RSVP για μια εκδήλωση) διαγράφονται 12 μήνες μετά την ημερομηνία λήξης της εκδήλωσης.
• Αρχεία απεσταλμένων email (λειτουργικά αντίγραφα προσκλήσεων, υπενθυμίσεων κ.λπ.) διαγράφονται 12 μήνες μετά την αποστολή.
• Ειδοποιήσεις διαγράφονται 90 ημέρες αφότου διαβαστούν, ή 180 ημέρες μετά τη δημιουργία αν δεν διαβαστούν ποτέ.
• Σύνδεσμοι διαγραφής (token μίας χρήσης) λήγουν 365 ημέρες μετά την έκδοση· η υποκείμενη εγγραφή εξαίρεσης (opt-out) διατηρείται επ’ αόριστον ώστε να μην στείλουμε ποτέ ξανά email σε παραλήπτη που έχει διαγραφεί.
• Διαγραμμένες (soft-deleted) εργασίες Managed Setup αφαιρούνται οριστικά 12 μήνες μετά τη διαγραφή.
• Αρχεία ελέγχου (audit logs) και ενεργειών διαχειριστή (καταγραφές ποιος έκανε τι, για λόγους λογοδοσίας και επίλυσης διαφορών) διατηρούνται για 7 έτη, σύμφωνα με τις ελληνικές φορολογικές υποχρεώσεις.
• Δεδομένα λογαριασμού και οργανισμού διατηρούνται για όσο διάστημα ο λογαριασμός σας είναι ενεργός και διαγράφονται εντός 30 ημερών από το κλείσιμο του λογαριασμού, εκτός αν ζητήσετε νωρίτερη διαγραφή ή νομική υποχρέωση μας επιβάλλει να τα διατηρήσουμε περισσότερο.
• Αρχεία τιμολόγησης ενδέχεται να διατηρηθούν έως 7 έτη για συμμόρφωση με τη φορολογική νομοθεσία.

Η διατήρηση επιβάλλεται αυτόματα μέσω καθημερινής διαδικασίας. Μπορείτε να ζητήσετε νωρίτερη διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων ανά πάσα στιγμή — δείτε την Ενότητα 10 (Τα Δικαιώματά σας).

10. Τα Δικαιώματά σας

Σύμφωνα με τον GDPR, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα:

• Πρόσβαση — να ζητήσετε αντίγραφο των δεδομένων που τηρούμε για εσάς
• Διόρθωση — να μας ζητήσετε να διορθώσουμε ανακριβή δεδομένα
• Διαγραφή — να ζητήσετε τη διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων («δικαίωμα στη λήθη»)
• Περιορισμός — να μας ζητήσετε να περιορίσουμε τον τρόπο χρήσης των δεδομένων σας
• Φορητότητα — να λάβετε τα δεδομένα σας σε δομημένη, αναγνώσιμη από μηχανήματα μορφή
• Εναντίωση — να αντιταχθείτε στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομα συμφέροντα
• Ανάκληση συγκατάθεσης — όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή

Για να ασκήσετε οποιοδήποτε από αυτά τα δικαιώματα, επικοινωνήστε μαζί μας στο hello@gatherisus.com. Θα απαντήσουμε εντός 30 ημερών. Έχετε επίσης το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

11. Ασφάλεια

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, αλλοίωση, κοινοποίηση ή καταστροφή. Αυτά περιλαμβάνουν κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS), κρυπτογραφημένη αποθήκευση, ελέγχους πρόσβασης και τακτικές αναθεωρήσεις ασφάλειας. Κανένα σύστημα δεν είναι απολύτως ασφαλές και δεν μπορούμε να εγγυηθούμε απόλυτη ασφάλεια.

12. Απόρρητο Ανηλίκων

Η Υπηρεσία δεν απευθύνεται σε παιδιά κάτω των 16 ετών. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικά δεδομένα από παιδιά. Αν πιστεύετε ότι έχουμε συλλέξει κατά λάθος τέτοια δεδομένα, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας και θα τα διαγράψουμε άμεσα.

13. Αλλαγές στην Παρούσα Πολιτική

Ενδέχεται να επικαιροποιούμε την παρούσα Πολιτική Απορρήτου κατά καιρούς. Θα σας ενημερώνουμε για ουσιώδεις αλλαγές μέσω email ή με εμφανή ειδοποίηση εντός της Υπηρεσίας. Η ημερομηνία «τελευταίας ενημέρωσης» στην κορυφή της σελίδας αντικατοπτρίζει την πιο πρόσφατη αναθεώρηση. Η συνεχιζόμενη χρήση της Υπηρεσίας μετά την έναρξη ισχύος των αλλαγών συνιστά αποδοχή της επικαιροποιημένης πολιτικής.

14. Επικοινωνία

Για οποιαδήποτε ερώτηση ή αίτημα σχετικά με την παρούσα Πολιτική Απορρήτου ή τα προσωπικά σας δεδομένα, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας στο hello@gatherisus.com.